Iziboard, votre partenaire pour une gestion documentaire optimisée
Une gestion documentaire désorganisée peut vite devenir un frein au bon fonctionnement d’une entreprise. Entre les documents égarés, les pertes de temps à les retrouver et le risque d’erreurs, comme la suppression accidentelle de fichiers importants, le quotidien des équipes s’en trouve impacté. Sans parler des enjeux de sécurité et des coûts engendrés par des reproductions inutiles, des retards ou des sanctions en cas de non-conformité. Heureusement, des solutions existent pour y remédier.
Si vous êtes ici, c’est que vous aimeriez améliorer la gestion de vos documents au sein de votre entreprise, et la bonne nouvelle, c’est que vous êtes au bon endroit ! IziBoard vous accompagne dans l’optimisation de votre gestion documentaire, en travaillant sur la centralisation, le classement, la visualisation et le partage de vos documents en toute simplicité.
Première étape pour une gestion documentaire optimale : la centralisation
L'un des principaux obstacles à une gestion documentaire efficace est la dispersion des fichiers à travers divers départements et plateformes.
IziBoard propose une centralisation complète de vos documents. Cette approche garantit que toutes les informations pertinentes soient accessibles depuis un point unique, réduisant ainsi le temps consacré à la recherche de documents et minimisant le risque de doublons ou de versions obsolètes.
Ensuite, une classification intelligente
Une fois centralisés, les documents doivent être organisés de manière logique pour faciliter leur récupération. IziBoard met en place un système de classification personnalisé, adapté aux besoins spécifiques de votre organisation. Que ce soit par type de document, par projet, par département ou par tout autre critère pertinent, vos fichiers sont structurés de manière intuitive. Cette organisation améliore non seulement l'efficacité opérationnelle, mais assure également une conformité aux normes de gestion de l'information.
La création automatisée de documents
La génération manuelle de documents peut être fastidieuse et sujette aux erreurs. IziBoard automatise ce processus en créant des documents à partir des données déjà encodées dans vos systèmes. Par exemple, des rapports financiers, des contrats ou des fiches de projet peuvent être générés automatiquement en utilisant les informations existantes. Cette automatisation réduit non seulement le temps de production, mais garantit également l'exactitude et la cohérence des documents produits.
L'exploitation des informations pour une planification proactive
Au-delà du simple stockage, IziBoard vous permet d'exploiter les informations contenues dans vos documents pour une gestion proactive. Grâce à une configuration adaptée, vous pouvez suivre plus facilement les échéances importantes telles que des dates de renouvellement de contrats ou des délais de paiement, et vous alerter en conséquence. De plus, en établissant un planning des entrées et sorties financières basé sur les informations disponibles, IziBoard facilite une gestion financière plus prévisible et stratégique.
Un partage sécurisé et une collaboration améliorée
Le partage de documents est essentiel pour la collaboration au sein d'une organisation. IziBoard configure vos outils Microsoft pour faciliter le partage sécurisé de vos documents. Les autorisations d'accès peuvent être finement réglées pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier certains fichiers. Cette intégration favorise une collaboration transparente tout en maintenant un haut niveau de sécurité de l'information.
Au-delà de la gestion documentaire : optimisez pleinement vos outils
Au-delà de la gestion documentaire, IziBoard configure et optimise vos outils Microsoft pour répondre à vos besoins en matière de collecte, traitement et visualisation des données, partage d’informations et préparation de réunions. Nos interventions peuvent inclure la mise en place de tableaux de bord via Power BI, la configuration de plateformes centralisatrices comme Teams, Loop ou SharePoint pour structurer et centraliser vos flux d’informations, ou encore une combinaison des deux, avec des tableaux de bord intégrés à une plateforme centralisatrice.
En structurant votre environnement de travail selon vos besoins spécifiques, IziBoard vous aide à exploiter pleinement vos outils existants afin d’améliorer la gestion de vos documents, d’optimiser la circulation de l’information, de faciliter les prises de décisions éclairées et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.